|
Y Bwrdd Rheoli |
|
Lleoliad: |
Ystafell Gynadledda 4B - Tŷ Hywel |
|
|
||
|
Dyddiad: |
Dydd Llun, 25 Ionawr 2016 |
|
|||
|
Amser: |
13.00 - 14.30 |
|
|||
|
|
|||||
|
|
|||||
|
Cofnodion: MB (01-16) |
|||||
|
|
|
|
|||
|
Aelodau’r Pwyllgor: |
|
Claire Clancy (Cadeirydd), Prif Weithredwr a Chlerc Nicola Callow, Cyfarwyddwr Cyllid Adrian Crompton, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad Anna Daniel, Pennaeth Trawsnewid Strategol Non Gwilym, Pennaeth Cyfathrebu Elisabeth Jones, Cyfarwyddwr y Gwsanaethau Cyfreithiol Mair Parry-Jones, Pennaeth y Gwasanaeth Cyfieithu a Chofnodi Mike Snook, Pennaeth Pobl a Lleoedd Craig Stephenson, Cyfarwyddwr Gwasanaethau'r Comisiwn Dave Tosh, Cyfarwyddwr Adnoddau'r Comisiwn Christopher Warner, Pennaeth Gwasanaeth y Pwyllgorau Polisi a Deddfwriaethol Siân Wilkins, Pennaeth Gwasanaeth y Siambr a Phwyllgorau Mark Neilson, Pennaeth TGCh |
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
|
Staff y Pwyllgor: |
|
Liz Jardine (Ysgrifenyddiaeth)
|
|||
|
|
|
||||
|
|
|
|
|||
|
Eraill yn bresennol: |
|
Gareth Watts, Pennaeth Llywodraethu ac Archwilio Mewnol Lowri Williams, Pennaeth Adnoddau Dynol Sulafa Thomas, Pennaeth Ysgrifenyddiaeth y Comisiwn Rebecca Hardwicke, Partner Busnes Adnoddau Dynol yr Aelodau Rhodri Wyn Jones, Rheolwr Datblygu Sefydliadol Carolyn Owen, Rheolwr Secondiadau |
|||
|
|
|
||||
1 Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datganiadau o fuddiant
Cafwyd ymddiheuriadau gan Kathryn Potter (Pennaeth Ymchwil).
Ni chafwyd datganiadau o fuddiant.
2 Nodyn cyfathrebu i'r staff – Mike Snook
Byddai Mike Snook yn drafftio nodyn ar drafodaethau’r Bwrdd Rheoli ar gyfer y dudalen newyddion.
3 Nodyn o'r cyfarfodydd adolygu a chynllunio a gynhaliwyd ar 30 Tachwedd a 7 Rhagfyr 2015
Cytunwyd fod y nodyn ynglŷn â’r cyfarfodydd Cynllunio a gynhaliwyd ar 30 Tachwedd a 7 Rhagfyr yn gofnod cywir.
4 Adroddiad Etifeddiaeth y Comisiwn:
Cyflwynodd Craig Stephenson yr adroddiad, gan amlinellu mai ei nod oedd tynnu sylw at gyflawniadau’r Comisiwn presennol, a sicrhau, ar yr un pryd, ei fod yn gadael etifeddiaeth.
Trafododd y Bwrdd Rheoli yr argymhellion ac a oedd materion, a roddwyd ar waith gan y Comisiwn presennol, y dylid gofyn i Gomisiwn y Pumed Cynulliad eu cymeradwyo. Nodwyd, fodd bynnag, y byddai'r Comisiwn newydd hefyd yn cael argymhellion trwy adroddiad etifeddiaeth y Pwyllgor Busnes.
Camau i’w cymryd: Penaethiaid gwasanaeth i adolygu eu cyfraniadau eu hunain i’r adroddiad er mwyn sicrhau ei fod yn bodloni ei nodau, yn gytbwys o ran ei gynnwys a lefel y manylder, bod enghreifftiau o ddyblygu yn cael eu dileu, a bod meysydd argymhelliad eraill, fel targedau cynaliadwyedd, yn cael eu hystyried. Cynnwys diffiniad clir o bwrpas yn y cyflwyniad. Penaethiaid i roi gwybod i Craig Stephenson am unrhyw newidiadau erbyn dydd Gwener 30 Ionawr.
5 Dangosfwrdd pontio i'r Pumed Cynulliad - Ionawr 2016
Cafodd y Bwrdd yr dangosfwrdd diweddaraf - yn dangos gwaith sydd ar y gweill, materion a risgiau allweddol - a chafodd ei galonogi gan y cynnydd sy’n cael ei wneud. Pwysleisiwyd yr angen am gyfathrebu effeithiol parhaus rhwng y rhai sydd ynghlwm â'r paratoadau pontio yn ystod yr ychydig fisoedd nesaf.
Camau i’w cymryd:
· Penaethiaid gwasanaeth i wneud yn siŵr bod mewnrwyd yr Aelodau yn gyfoes; tynnu sylw at unrhyw ganllawiau / rheolau y mae angen eu hystyried mewn perthynas â chod ymddygiad yr Aelodau a'u cynnwys yn y crynodeb o wybodaeth sy'n cael ei gasglu gan yr haen Croeso / Sefydlu.
· Lowri Williams a Dave Tosh i drafod yr awgrymiadau mewn perthynas â diwrnod braint mis Mai gyda'r Undebau Llafur.
6 Recriwtio Prif Weithredwr newydd
Trafododd y Bwrdd Rheoli bapur drafft y Comisiwn yn cynnwys dewisiadau ar gyfer recriwtio'r Prif Weithredwr nesaf. Fe’i paratowyd gan y Comisiwn presennol i gynorthwyo Comisiwn newydd y Pumed Cynulliad, a fyddai'n gyfrifol am wneud y penodiad.
Gwnaeth y Bwrdd awgrymiadau ar gyfer egluro pwyntiau yn y cynnig, ac argymhellodd bod y broses dendro ar gyfer yr asiantaeth recriwtio yn dechrau, fel y gallai’r canlyniadau fod yn barod i’r Comisiwn newydd hysbysebu'r swydd ar unwaith, er mwyn gallu cynnal cyfweliadau yn yr hydref.
Byddai’r papur yn cael ei gyflwyno i’r Comisiwn yn eu cyfarfod ar 11 Chwefror.
7 Adroddiad Etifeddiaeth y Pwyllgor Busnes
Cyflwynodd Siân Wilkins fersiwn ddrafft o'r adroddiad Etifeddiaeth er mwyn i’r Bwrdd ystyried goblygiadau’r trafodaethau a oedd yn digwydd yn y Pwyllgor Busnes. Roedd y rhain yn debygol o effeithio ar fusnes ffurfiol y Cynulliad yn y Pumed Cynulliad. Roedd unrhyw newidiadau a awgrymwyd i'r wythnos fusnes, y gallai'r Pwyllgor Busnes newydd eu mabwysiadu, yn debygol o ddod i rym o fis Medi 2016 a byddent yn effeithio ar staff, adnoddau a'r defnydd o'r ystâd. Byddai llawer yn dibynnu ar faint o arweiniad yr oedd y Llywydd newydd yn dewis ei roi a chyfansoddiad y Pwyllgor Busnes newydd.
Cytunodd y Bwrdd y byddai angen rhoi ystyriaeth i adnoddau staff ac yn gysylltiedig â'r gwaith presennol o gynllunio capasiti, er enghraifft, yn ymwneud ag wythnosau gwaith hwy, neu doriadau byrrach. Roedd angen cyfathrebu cyson hefyd mewn perthynas â'r cyfyngiadau presennol a'r angen am nifer fwy o Aelodau.
Cam i’w gymryd: Penaethiaid gwasanaeth i sicrhau bod eu staff yn ymwybodol o oblygiadau’r awgrymiadau yn yr adroddiad Etifeddiaeth.
8 Gwerthusiad o gynllun prentisiaeth y Cynulliad ac argymhellion ar gyfer y dyfodol
Croesawyd Rebecca Hardwicke, Rhodri Wyn Jones a Carolyn Owen i'r cyfarfod i drafod adolygiad o effeithiolrwydd y cynllun Prentisiaeth ac i roi argymhellion ar gyfer y dyfodol. Gofynnwyd i'r Bwrdd ystyried rhedeg trydydd cynllun ac a oedd cefnogaeth i gynllun ar gyfer Aelodau'r Cynulliad a sut y gellid rhedeg hwn.
Cytunodd y Bwrdd i lansio cynllun y Comisiwn i bedwar o brentisiaid newydd ddechrau ym mis Medi, wedi’i anelu at bobl ifanc 16-24 oed heb radd. Cytunwyd hefyd y dylid cael dull cylchdroi hyblyg ar gyfer lleoliadau, er mwyn rhoi amrywiaeth o brofiadau i brentisiaid yng ngwahanol adrannau’r Cynulliad. Byddai’r gronfa cymorth tîm yn cael ei defnyddio i alluogi prentisiaid i wneud cais am swyddi parhaol ar ddiwedd eu cyfnod ac i gynorthwyo gyda’r gwaith o gynllunio capasiti.
Roedd cefnogaeth amlwg gan yr Aelodau i gynllun prentisiaeth a thrafododd y Bwrdd y materion cyflogaeth a’r goblygiadau o ran adnoddau o wneud hynny. Cytunodd y Bwrdd Rheoli bod angen gwneud rhagor o waith i ymchwilio i'r posibilrwydd o ddatblygu cynllun lle byddai prentisiaid yn gweithio gydag Aelodau.
Byddai’r Adran Adnoddau Dynol yn paratoi achos busnes ar gyfer cynllun y Comisiwn i’r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau ei ystyried.
9 Risgiau corfforaethol
Trafododd y Bwrdd Rheoli'r risgiau cyfredol a’r risgiau sy’n dod i’r amlwg ar lefel gorfforaethol a nododd diweddariadau allweddol. Dywedwyd wrth y Bwrdd y byddai'r Pwyllgor Archwilio a Sicrwydd Risg yn adolygu sut mae'r risg yn ymwneud â chapasiti corfforaethol yn cael ei reoli yn ei gyfarfod nesaf ym mis Chwefror.
Cyflwynodd Dave Tosh adroddiad digwyddiad risg ynglŷn â threfniadau newydd ar gyfer fetio diogelwch a dywedodd fod trafodaethau ar y gweill gyda Heddlu De Cymru ynghylch darpariaeth yn y dyfodol.
Cytunwyd y dylid ychwanegu risgiau tymor byr o ran y cynllun ymadael at y gofrestr.
Camau i’w cymryd:
Dave Tosh a Sulafa Thomas i nodi a oes risgiau'n ymwneud â throsglwyddo i'r Pumed Cynulliad y dylid eu hychwanegu at y gofrestr gorfforaethol.
Penaethiaid gwasanaeth i sicrhau bod prosesau rheoli risg yn cael eu dilyn yn briodol yn eu meysydd hwy
10 Dangosfwrdd yr Adran Adnoddau Dynol
1.1 Cyflwynodd Lowri Williams gynnig bod dangosfwrdd Adnoddau Dynol yn cael ei ddarparu fel mater o drefn. Roedd y Bwrdd yn hoffi’r fformat a chytunodd i’w dderbyn yn chwarterol drwy e-bost. Roedd mwy o ddata ynghylch tueddiadau dros gyfnod hwy yn well, a gofynnwyd am ddata ar recriwtio a lwfansau, ynghyd â data fesul gradd.
11 Prosiect gwella'r wefan
Rhoddodd Dave Tosh y wybodaeth ddiweddaraf i'r Bwrdd am y prosiect ac roedd dyluniad amlinellol ar gyfer tudalen flaen a thudalennau glanio. Y nod oedd cael lansiad cyfyngedig ychydig cyn, neu mewn pryd ar gyfer dechrau'r Pumed Cynulliad.
12 Yr adroddiad Rheoli Ariannol ar gyfer y flwyddyn hyd at fis Rhagfyr 2015
Gofynnodd Nicola Callow i benaethiaid gwasanaeth roi gwybod am unrhyw newidiadau i'r rhagolygon maes gwasanaeth er mwyn gallu cyflwyno diweddariadau wythnosol i'r Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau cyn diwedd y flwyddyn ariannol ac i baratoi ar gyfer hynny.
12 Unrhyw Fusnes Arall
Byddai cyfarfod nesaf y Bwrdd Rheoli ar 22 Chwefror yn cael ei neilltuo i ystyried datganiadau sicrwydd cyfarwyddiaethau i baratoi ar gyfer y Datganiad Llywodraethu blynyddol.